Estimada Luz Stella, adjunto la respuesta a los valiosos comentarios realizados por la empresa, los cuales nos han contribuido significativamente a mejorar el documento.
Alvaro Nossa
1. El equipo de trabajo de CHEC considera fundamental resaltar en el documento que lo que se mide son políticas y mecanismos de transparencia, esto por cuanto a lo largo del documento se habla de que el objetivo de la medición es identificar posibles riesgos de corrupción y consideramos que esto desdibuja el foco de la medición y que no debe ser el objetivo de la medición.
RTA. Efectivamente el sentido del objetivo primordial de la medición no es identificar riesgos de corrupción, razón por la cual y teniendo en cuenta su observación se ha definido el objetivo de la medición a lo largo del documento de la siguiente forma: “La Medición tiene como objetivo monitorear y evaluar Mecanismos y Políticas de Transparencia Empresarial de las empresas que prestan en el país servicios públicos, promoviendo el fortalecimiento de la gestión empresarial del sector”.
2. Nos gustaría saber qué buenos prácticas existen para medir políticas y mecanismos de transparencia en términos de riesgos de corrupción y qué empresas tienen mapa de riesgos de corrupción. El tema no es claro para CHEC y dadas nuestras políticas y quehacer Organizacional no entendemos por qué, para qué ni cómo tener un mapa de riesgos de corrupción.
RTA. En términos de buenas prácticas Transparencia Internacional desarrollo una herramienta denominada “Islas de Integridad”, la cual se ha desarrollado por Transparencia por Colombia desde el año 2001. La “Isla de Integridad” es una herramienta que busca aislar o proteger a un proceso, o conjunto de procesos organizacionales interrelacionados de posibles riesgos de corrupción.
A partir de un ejercicio participativo con todos los actores internos y externos involucrados en el proceso seleccionado, se identifica el mapa de riesgos de corrupción y se diseñan colectivamente medidas de carácter ético y de procedimiento dirigidas a propiciar cambios de distinto orden, que generen probidad en el mismo.
Consideramos que este ejercicio puede hacer parte del mapa de riesgos integral de la empresa, siempre y cuando se tipifiquen riesgos de corrupción a los que puede estar expuesta la empresa y permitan realizar una eficiente gestión del riesgo.
3. Pág. 7. Según la redacción, transparencia busca medir la ética empresarial y consideramos que no es posible ni siquiera para las mismas empresas por lo complejo y subjetivo del tema. En este mismo párrafo se sugieren indicadores internacionales para medir la ética, sería bueno conocer estos indicadores y colocar un pie de página.
El cuarto párrafo debería incluirse en el objetivo de la medición: ..”Transparencia es la buena práctica de colocar la información en la vitrina pública para que cualquier persona ó grupo de interés pueda conocerla, revisarla, analizarla y usarla entre otras, como mecanismo de responsabilidad, participación y control ciudadano”
En Reglas Claras: es importante que tengan en cuenta que no todas las Organizaciones tienen valores y principios, por lo cual recomendamos dejar “valores y/o principios”
RTA. Acogiendo la observación se procedió a señalar la referencia en el documento y realizar los ajustes pertinentes.
La medición implementada por la Corporación Transparencia por Colombia en las empresas operadoras del sector de servicios públicos colombiano, busca medir la transparencia en su gestión, así como sus avances en la gestión ética empresarial frente a indicadores internacionales como requisito previo a la Responsabilidad Social Corporativa.
Indicadores Ethos de Responsabilidad Social Empresarial 2007. Instituto ETHOS, pág. 18. Sao Paulo.
4. Encontramos distintas definiciones de un mismo tema, por ejemplo de “ética empresarial”, sería bueno tomar como base solo las definiciones que respondan por ejemplo a estándares internacionales.
RTA. Teniendo en cuenta que el marco conceptual requiere tener una visión amplia del tema, consideramos pertinente incluir distintas visiones de la ética empresarial, en referentes que Transparencia por Colombia ha venido consultando de forma permanente.
5. Siempre nos ha inquietado el concepto de “COMITÉ ÉTICO” que se incluye en las preguntas; esto por cuanto CHEC no tiene, ni espera tener uno, al menos no con ese nombre que no nos parece adecuado. En la Organización existen mecanismos de integración, en los cuales están muchos COMITÉS para diversos temas, consideramos que al interior de todos los comités deberían estar los espacios que cumplan lo sugerido como ética empresarial.
RTA. La referencia que se hace al concepto de Comités de Ética en el marco conceptual se relaciona con el desarrollo que hace Domingo García Marza, conforme a la cita. No obstante en las preguntas del formulario de validación, en ningún momento se limita la instancia de reporte a comités de ética; todo lo contrario, se relaciona con oficinas, comités, consejos u otros espacios en los cuales se efectúe la orientación, reporte y/o consulta en temas éticos.
6. Con respecto a los tres elementos que mencionan como claves, no entendemos ni el concepto ni el alcance del ítem 3: Auditorías éticas y a qué se refieren con la valoración del cumplimiento. Por favor nos amplían el concepto para tener claridad.
RTA. La referencia que se hace al concepto de elementos claves en el marco conceptual se relaciona con el desarrollo que hace Domingo García Marza, conforme a la cita. No obstante, es un referente pero la Medición no entra a valorar el tercer ítem respecto a la valoración del cumplimiento como se puede apreciar en los indicadores.
7. Pág. 12: DOW JONS: por favor tener en cuenta que lo que mencionan aquí corresponde a un enfoque eminentemente financiero, tal como nació el índice, pero en el año 1998 le agregaron lo social con la triple generación de valor: ambiental, social y económico. Fue entonces cuando pasó a denominarse DJIS y no DJIA como aparece en el documento.
RTA. Efectivamente es importante señalar la evolución del Dow Jones, por lo cual hemos acogido su observación.
8. Pág. 15: Con respecto a los CRITERIOS DE EVALUACIÓN: nos gustaría corroborar si los tres grandes criterios aquí descritos, se reflejan de manera directa en los cuestionarios.
RTA. Efectivamente los criterios de evaluación en cada uno de los indicadores y subindicadores, hacen referencia a los grupos de interés, a la apretura de información y a los estándares mínimos de transparencia.
9. Pág. 15: FUENTES DE INFORMACIÓN Y VERIFICACIÓN, punto 1: El alcance a nuestro modo de ver no debería ser “verificar la gestión empresarial”, sino verificar cómo los diferentes componentes de la gestión empresarial apalancan la transparencia de las empresas considerando los tres criterios de evaluación propuestos.
RTA. Efectivamente acogemos la sugerencia plasmada en la observación.
10. Pág. 16: PROCESO DE RECOLECCION. Se podría incluir un paso 9. Comunicación de los resultados.
RTA. Efectivamente acogemos la sugerencia plasmada en la observación.
11. Volvemos a encontrar el énfasis en riesgos de corrupción con las precisiones que hicimos anteriormente. En ese punto 1, sugerimos dejar lo que se propuso como objetivo de la medición en términos de asimetría de la información y grupos de interés.
RTA. Este punto se acogió conforme a las observaciones iniciales.
12. Pág. 20: Nos llama la atención que se precisa el alcance de los siguientes criterios: oportunidad, confiabilidad, comprensión, pero no veracidad. Cuál es la razón?.
RTA. Teniendo en cuenta la observación se realiza el ajuste correspondiente en el sentido que la confiabilidad lleva intrínseca la veracidad y por tanto el componente evalúa la entrega de información de forma oportuna, confiable y comprensiva.
ANÁLISIS, RECOMENDACIONES E INQUIETUDES DESDE LA VISIÓN DEL CONTROL INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN.
13. Pág. 33: Si las cláusulas allí mencionadas son objeto de la calificación, nos preocupa porque son de imposible cumplimiento, ya que son un elemento de la evaluación de pérdidas y afecta directamente el costo de la factura.
RTA. Las normas que se mencionan en relación con información sobre seguridad y salud, son soporte conceptual respecto a las condiciones que por ley deben cumplir las empresas, la medición únicamente valora la entrega que hace la empresa de dicha información a sus grupos de interés.
14. Pág. 84: El referente “Model Word Bank Policy On Disclosure Of information” no aplica para las empresas de servicios públicos.
RTA. Este documento es un referente para la medición como ejemplo de un deber ser de una política de apertura informativa, lo cual no significa que las políticas de la empresa en la materia deban acoger o formularse conforme al referente.
15. Pág.86: Item 3.3.6.3= el perfeccionamiento como bien lo dice el documento teórico del documento NO es un obligación de la contratación de las empresas de servicios públicos.
RTA. En este ítem la Medición valora que las empresas en sus manuales de contratación tengan unos requisitos mínimos señalados como reglas claras para sus procesos de contratación, el perfeccionamiento efectivamente se debe dar solo en los casos determinados en la ley para las empresas de servicios públicos y por tanto es necesario que ello se establezca en el manual de contratación para dar claridad a los interesados.
16. Pág. 97. COMPONENTE DE CONTROL. Este componente no involucra el componente de Auditoría Interna de que trata el artículo 49 y se confunde el control de legalidad como independiente, teniendo en cuenta que es parte integral del control fiscal, artículo 50 ley 142/94. Tampoco se sopesa como subindicador el desarrollo del sistema de control interno.
RTA. El componente de control si tiene inmerso el ejercicio de auditoría interna, valora no solo que la empresa haya sido objeto de auditoría externa, sino que se verifica el desarrollo de un plan general de auditoría interna anual, el Subindicador se denominó inicialmente Control Fiscal porque incorporaba lo definido por la ley para los entes de control; no obstante, las preguntas que verificaban dicho aspecto fueron eliminadas por acuerdo en la primera reunión de delegados, pero se mantuvo el nombre del Subindicador, por ello consideramos valida la apreciación, similar a la realizada por el Delegado de UNE y por lo tanto modificaremos el nombre del Subindicador por “Control Interno”.
Igualmente este aspecto nos ayuda a precisar lo relacionado con el control de legalidad que como ustedes bien lo determinan es parte del control fiscal.
17. Pág. 98. La pregunta 4.2 no hace parte del control fiscal, forma parte de un subindicador a crear que es control interno.
RTA. Esta observación se acoge teniendo en cuenta la anterior respuesta dada.
18. Pág. 100. El control de legalidad no debe ser una valoración restrictiva al trámite de PQR, debe considerar la posibilidad de valorarse desde la evaluación que hace la Contraloría y la CREG. No solo debe referirse a la legalidad de los actos sino al marco de legalidad en que actúan las Organizaciones.
RTA. Este aspecto se tenía en cuenta en la primera versión de la herramienta de medición presentada a consideración de los Delegados en la primera reunión el 13 de abril, no obstante, la recomendación que las mismas empresas dieron es que, como quiera la información de los entes de control no es determinante para la medición en términos que puede ser información rezagada en relación con la vigencia evaluada por la medición, así como la mayoría de veces no existe correlación entre los datos. Se determinó no tenerla en cuenta al momento de la valoración y por ello se excluyeron las preguntas del formulario.
Únicamente se determinó valorar la información relacionada con PQR y sanciones de la superintendencia que se encuentren en firmes.
19. Pág. 101: Primer párrafo: Es un criterio de legalidad restringido y muy subjetivo por la inseguridad jurídica que maneja la Superintendencia. La inseguridad jurídica se califica por el nivel de la sanción sin considerar las causas.
RTA. Precisamente para evitar la inseguridad jurídica, el Comité de Delegados determinó dejar la valoración de sanciones por parte del ente de vigilancia y control, siempre y cuando éstas se encuentren en firmes.
20. Pág. 102: Primer párrafo: Por favor incorporar adhesivos a estándares internacionales de medición y de certificación de la actividad como IIA e ISO.
RTA. La medición no desconoce la adhesión a estándares internacionales que puedan hacer las empresas, diferentes a los referentes señalados, por ello se coloca el término “entre otros”, y la forma de valorarlo en la pregunta no se hace de forma restringida.
21. Pág. 103: Tercer párrafo: Somos sujetos pasivos del control, por lo tanto, no nos es dable por objetividad e independencia, estimular su creación ó capacitar como un designio autónomo, tal como se valora en el numeral 4.11.
RTA. La medición busca evidenciar que las empresas promuevan el ejercicio del control social, más allá de que tenga la empresa que ser la encargada de la gestión de dicha acción, lo cual no hace que deje de ser objetiva esta intervención. Se busca que las empresas en ejercicio de la responsabilidad social corporativa frente al grupo de interés sociedad, no solo promuevan, sino que además socialicen y formen entre la comunidad el valor de la participación activa como un deber ser.
22. Pág. 104: Numeral 4.11 = La iniciativa de vocales de control y veedurías ciudadanas, nace de la comunidad organizada. Calificar como un elemento de transparencia la estimulación a la conformación de éstas, no es una tarea de las empresas de servicios públicos -E.S.P- sino de los entes territoriales en sí a través de sus órganos de control (Contraloría, Procuraduría, Cámaras de Comercio, Secretaría de Gobierno, etc).
RTA. Efectivamente como se menciona en la observación la iniciativa de vocales de control y veedurías ciudadanas es de iniciativa de los ciudadanos, no obstante, tal y como ya se mencionó las empresas deben hacer la promoción del control en ejercicio de la responsabilidad social corporativa frente al grupo de interés sociedad. Si bien es cierto los entes gubernamentales y de control tienen esta responsabilidad, las empresas pueden contribuir haciendo promoción y formando a la ciudadanía para que este control sea más eficaz.
23. Pág. 105: Numeral 4.12 = Si constitucionalmente está prohibido, además del estatuto anticorrupción, prohibirlo no es un elemento de validación por cuanto está por escrito
RTA. Éste aspecto aplica solo para las empresas con capitales privados, las cuales pueden como sujetos políticos participar de esos derechos a través de la financiación en campañas políticas, para efectos de la medición se valora que estas reglas se encuentren declaradas y definidas previamente. Es decir si está prohibido para la empresa no aplica en la medición.
24. Pág. 106: ..”promover control social” = en las ESP sería un rotundo NO APLICA. Esta no es una iniciativa de las empresas de servicios públicos, debe surgir de la comunidad organizada.
RTA. Reiteramos lo manifestado en las respuestas precedentes, en el sentido que la promoción del control social debe ser parte del ejercicio de responsabilidad social corporativa.
Índice
Documento Metodológico MESP 2012 version borrador.pdf